En las instituciones de gobierno, y en las empresas privadas, trasladarse de oficina puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. No es lo mismo que se pierda el control remoto de su casa, a perder un documento que debía responderle al Presidente de la Nación. Atento a este post, porque le indicaremos cuáles son las claves para elaborar un plan de traslado de oficina.
¿A dónde nos iremos?
Lo primero que debe usted tener bien definido es el lugar de destino. Éste tiene que estar acondicionado para recibir a todo el personal que se va a trasladar. Por donde lo vea, la nueva sede deberá ser un lugar más cómodo, más amplio y más funcional.
Asegure que la oficina tenga los servicios básicos de electricidad, internet y servicios higiénicos disponibles. Asimismo, asegure de tener implementado el mobiliario adecuado, de preferencia nuevo, para la comodidad del personal.
Piense en que la mudanza es una buena oportunidad para liberarse de las cosas que no usa. Así que diseñe la distribución de la nueva oficina antes de mover el primer lapicero, pensando solo en lo que se va a llevar.
Si usted cuenta con el presupuesto para renovar todo el mobiliario, hágalo. En ese caso sólo se llevaría documentos y equipos electrónicos que contienen información valiosa para su institución.
Ahora le indicamos cuáles son las claves para elaborar un plan de traslado de oficina
- Inventario de todo el patrimonio que se va a trasladar. Toca hacerlo dos veces, sí, así es. Al salir y al llegar.
- Asigne responsabilidades a los miembros del equipo. Cada quién se hará responsable de los bienes asignados, incluido el acervo documentario. Esto es lo más delicado. Asegure que todos los documentos lleguen a la oficina de destino en sobres lacrados.
- Comunique por escrito la decisión del traslado a la Oficina de Control Patrimonial (o su equivalente). Entérese qué documentación deberá llenar antes de ejecutar el traslado de oficina.
- Embale los documentos, equipos electrónicos y mobiliario con vida útil. Lo que no sirva, dele alguna disposición final: almacén, reciclaje, donación, etc. Solo lleve lo estrictamente necesario.
- Ejecute su traslado en un horario en que solo se encuentren los miembros de su equipo. Puede ser muy temprano, o en un día no laborable. Esto evitará personal extraño entrando y saliendo de su oficina.
- Si el traslado es en el mismo edificio, o en uno cercano, no necesitará de camión de traslado. Si se va a un edificio lejano, asegúrese de contratar a un camión que dé las garantías de seguridad correspondientes. Firme un contrato y pague un seguro si el traslado incluye ciudades distintas.
- Cuando se esté ejecutando el traslado de oficina, asegure la presencia de un miembro del equipo de seguridad de la institución. Éste dará fe y hará un informe de la actividad. El informe incluirá a los participantes del traslado, y un control de todos los bienes que salen de la oficina, registrando horarios y demás detalles. Mantendrá comunicación permanente con el otro miembro de seguridad que estará recibiendo los bienes en la nueva oficina.
El traslado de oficina ha terminado. Ahora a organizarse.
Asegure a un personal de seguridad de la institución que verifique todo lo que ingresa a la nueva oficina. Éste, en coordinación con su colega ubicado en la oficina de origen irá verificando que todo lo que sale de un lado, llegue al otro. Empiece a organizar absolutamente todo. Instale los equipos electrónicos (computadoras, impresoras, fotocopiadoras, escáneres, cámaras de vigilancia, etc.).
Inicie el inventario de llegada. Verifique que todo está en orden. Lo mismo para el acervo documentario. No deje nada para después. Es importante terminar con la organización el mismo día del traslado de oficina. Documente todo: guías de desplazamiento, informes, autorizaciones, otros.
Mudanzas Económicas Barcelona lo acompaña en este delicado proceso. Cuente siempre con nosotros.